实施远程审计:学校的最佳实践

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随着COVID-19全球大流行的到来,以及教育部放弃了现场审计要求,审计人员不得不改变他们看待审计的方式——曾经的自动现场审计很快成为过去。但是,这对被审核方意味着什么?需要审计的人也必须重新思考审计过程的方法。以下是一些关于如何将您的方法转换为远程审计的有用建议。

Pre-fieldwork

年轻的商人在办公室用电脑工作 在审核前几周,审核员和被审核方应建立沟通。在这一点上,应该认识到对每一方需要什么的明确期望。特别重要的项目包括:

  • 远程现场工作的时间安排
  • 由客户列表准备
  • 何时准备客户名单需要提交的时间
  • 最后报告的截止日期

您的下一步是查看您的政策和程序,以确定它们如何符合审计师和您的期望。远程审计带来的一个重大变化是,许多曾经在纸上看到的项目现在需要扫描,并以电子格式提供。你可以通过电子方式维护或提前准备的项目越多,实地工作开始时就会越快、越容易。

实体有时会等到实地工作开始时,才开始沟通规划过程中出现的问题。这可能只会延迟远程审计,因为大部分(如果不是全部)通信将以数字方式进行。

实地考察

由于审核员不在现场,在实地工作中主要的变化是:

  • 你如何与你的审计师沟通
  • 如何快速有效地将信息传递给审计师
  • 时间管理

在现场工作开始时,您与审核员沟通的方式和频率对审核的成功与否至关重要。短信、电子邮件、电话或缩放电话都可以同时使用,以确保正确的沟通。记住,由于不同的人以不同的方式工作,不良的沟通会导致审计过程中的困难。

一旦建立了通信,文件将被期望通过某种电子传输的方式传递。重要的是,所有包含个人身份信息(PII)的文件都要通过一个安全的网站以电子方式提交。记住,电子邮件不是一种安全的传输形式,除非你在你的服务器上添加了特殊的保护措施。大多数审计公司都建立了一个安全的网站,供机构提交此类文件。尽可能多地使用这些网站。当涉及到需要上传而不是现场审阅的学生文件时,这将是非常重要的。从你的审核员那里得到一个清晰的理解,什么是需要的,它应该如何安全地上传,这样审核就可以像审核员在现场一样运行。

在这种特殊的情况下,过度沟通也很受欢迎——而在远程审计中可能发生的更糟糕的事情是,由于缺乏明确的沟通,双方都在等待对方。

当审计师不在现场时,很容易忘记他们正在进行审计工作。为了实现无缝流程,为非现场现场工作留出的日期需要与现场审核时对审核员要求的关注程度相同。

Post-Fieldwork

在审核前和现场工作阶段,通过适当的计划和沟通,审核工作可以顺利进行。最后一步包括审核员执行现场工作后程序。由于审计是在虚拟环境下进行的,“离职”面谈的必要性仍然很重要。在现场进行审计时,应讨论未完成的项目,以确定完成时间。不能满足的时间表应尽快通知审计师。在远程审计中,退出面谈中没有多少更改,因为这个步骤历来都是远程处理的。

远程审计成功的关键信息

成功的远程审计可以很容易地实现。实现这一目标的关键方面是:

  • 准备
  • 沟通,甚至是过度沟通
  • 灵活性——这是一个学习的过程,某些方面会与过去有所不同

为了帮助你进行第四章审计,联系我们的团队

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