微软团队会议提示

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随着近年来远程工作的增加,并迅速采用微软团队作为保持业务连续性的首选服务之一,我认为写一篇包含一些有用的技巧的帖子可能会有帮助,以尽可能地有最好的团队会议。

让你的与会者参加一个对每个人都最合适的会议。

在我们讨论在会议中帮助你的建议之前,让我们首先确保我们可以通过选择一个最适合每个人的时间来让所有与会者接受我们的会议邀请。我建议使用免费的微软Outlook插件,FindTime。使用FindTime,您可以发送一个包含有几个会议时间段的投票的预邀请消息。潜在的与会者可以投票,最受欢迎的选项获胜。FindTime可以更进一步,自动向所有与会者发出会议邀请。

通过提供拨号选项,确保每个人都能参加会议。

尽管团队采用的频率很高,但有些人仍然更喜欢拨号进入会议的方法。对于那些日程安排不一致的员工(即使您使用FindTime为他们提供多个选项)和/或在会议期间出差的员工尤其如此。拥有一个音频会议许可将允许您自动添加拨号号码和指示到您的会议邀请。你也可以选择提供一个免费的号码,这将使用预先购买的交流积分。

保持对会议的控制。

在发送会议邀请之前,请检查您的会议选项,并设置您将如何控制会议的首选项。在Outlook中创建您的会议包括一个会议选项链接,或者您可以在https://teams.microsoft.com/meetingOptions。在这里您可以设置您的大厅首选项,宣布选项,并指定谁可以呈现。

有效地共享内容。

在共享屏幕之前,不要疯狂地清理桌面或暂停会议关闭一些机密文件,只分享与之相关的内容,而不要只分享一个特定的应用程序窗口。微软提供了大量关于共享选项的文档在“团队”中概述了如何做到这一点。必须通过手机参加会议?你也可以从那里分享内容!

好好笔记。

如果你像我一样,好的笔记是在计划会议后产生预期结果的关键。在发送会议邀请之前,在Outlook中直接从邀请创建一个会议的OneNote页面。您还可以与其他与会者分享您的笔记,他们将能够与您一起在记录过程中协作。

用视频再现面对面会议的感觉。

如果你不能面对面地见面,你仍然可以通过鼓励与会者使用视频来为远程会议添加人为元素。团队现在支持最多9个同步视频流。有能力模糊的背景如果他们在一个不太整洁的家庭办公室工作,没人需要担心。你也可以选择用提供的图片完全替换你的背景。

记录会议,以便将来回顾或分享

只要按一下按钮,您可以记录您的会议。团队会将录音保存到microsoftstream,在那里你可以与其他人分享链接或下载录音。虽然在会议录制时每个人都会被自动通知,但我总是更喜欢在做之前征求与会者的同意。随着微软继续提高团队的能力,远程会议可能会成为新的标准。Teams提供的一些特性可以极大地提高会议的效率,更不用说那些您可能无法亲自完成的特性,比如记录会议。您是否还没有采用Teams,并对它是否适合您的业务感兴趣?去找希基赫看看我们能如何帮助您做到这一点!
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