SuiteProjects和管理预付款账单

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在过去的一年里,希基奇与一些项目型的组织合作,比如代理机构,这些机构要求客户使用预付款开具发票。虽然每个月、季度或每年给客户开具固定金额的发票表面上看起来很简单,但管理预付款的业务会遇到超出固定金额的情况。通常情况下,我们的客户希望他们的客户在一个确定的时期内开具与预付款相关的任何超期发票,并确定任何超出范围的时间并开具账单。通常,这些超额费用是使用T&M方法。然而,在会计部门之前,工作时间和美元通过帐户管理者/领导地位进行严格的审查,让绿灯发票给客户。此博客将突出显示以下内容,以帮助您的业务最佳管理保留账单Netsuite.

  1. 设置固定日期规则以发出客户重复费用。
  2. 使用账单费率卡和保存的搜索来评估与预付款的性能。
  3. 如何为超出范围的超时或时间最好的账单。

NetSuite固定日期规则

当创建一个新项目时,NetSuite的计费类型字段允许用户定义如何给客户端开票。然而,对于预付款(以及几乎所有的项目账单),Sikich建议客户利用NetSuite基于收费的账单规则来管理这个账单流程。

一旦项目将账单类型设置为基于收费的,并将其保存,就可以配置收费规则来预测客户并为保证人开具发票。要设置固定日期规则,导航到项目记录的Financial子选项卡下的fixed Fee rule选项卡。在那里,单击New Fixed Date Rule。在下面的屏幕截图中,您将看到一个规则示例,该规则被设置为为客户开具每月$100,000的发票,为期1年。

在NetSuite中管理员工

评估对保持者的性能

固定费用合同要求组织在规定的时间内完成工作。通常情况下,有了预付款,客户可以向他们的客户开出一定的超额费用发票。在大多数ERP系统中,没有允许T&M开票的快速开票规则,一旦达到了固定费用,就可以开始开票,因为执行工作的个人通常覆盖组织内的不同级别,并且有不同的开票率。Sikich不建议尝试使用T&M规则来处理这个场景,而是建议利用计费费率卡将计费费率与固定费用项目的时间关联起来,然后报告固定费用与时间的差异乘以计费费率。要在NetSuite中创建这个保存的搜索,关键是在项目记录中添加一个自定义字段,允许用户为项目分配账单费率卡。从这里开始,自定义字段允许NetSuite用户将计费费率与小时数关联起来,并在保存的搜索中比较这些值。

提示:NetSuite本身在项目上有一个计费率卡字段,但您无法使用该字段在已保存的搜索中执行连接。添加自定义字段消除了此挑战。

检查工作

在上一节中,我们建议NetSuite用户在管理保留账单时会清楚地保持基于时间的结算规则。那个被说,违背范围工作是规则的例外,在这次假设下,将在时间和物质的基础上向客户收取。

有效地向客户计费的关键是设置项目任务,让员工将他们的时间划分为超出范围的时间。该任务将允许NetSuite基于收费的计费引擎为计费目的细分时间。然后可以在项目上设置基于时间的计费规则,以对仅针对该任务计费的小时进行计费。

让这一进程的目标是相信正确的时间被收取给任务。对于某些组织而言,随着员工负责任,并指示哪个小时突破了范围。对于其他人来说,需要审查进程来检查员工的工作,有时需要重新分类时间。这是基于项目的时间批准和NetSuite的新更新时间条目函数有助于节省日期的位置。项目经理能够以管理员工时间的原因拒绝时间。项目会计师能够使用更新时间条目函数从一个任务移动时间,如果需要更新,则可以将时间从一个任务移动到另一个任务。

下次

由于保留者可以介绍一个传票客户的混合模型(即,一个部件固定费用,另一份兼职和物质),也需要密切关注这些项目,以确保在承认收入时遵守。查看我们的下一个博客,涵盖在Netsuite管理基于项目的收入!

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