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由于疫情依然严重蔓延,大多数学校已经恢复了常规的面对面教育,新的管理机构正在就位,新的监管规定也即将出台。在改进内部流程的同时,要跟上当前的指导方针已经够困难的了,所以我们想在今年触及一些主题和提醒来帮助你。

学生信息安全政策-风险评估

搜索按钮。搜索浏览互联网数据信息网络概念。只要按这个按钮。 自2019年10月被添加为一项审计要求以来,遵守Gramm-Leach-Bliley法案(GLBA)和保护个人可识别信息(PII)的要求已经全面展开。特别是现在,随着许多机构提供在线或混合课程,技术的发展使得提供教育材料以及虚拟地与学生进行日常互动变得容易得多。一段时间以来,网络安全一直处于前沿,但随着数据泄露和攻击事件在高校发生的增加,现在是加强你的保护的时候了。

作为助学金项目管理的一部分,学校需要制定信息安全政策来处理财务和个人数据。你们的审核员不仅要审查和评估这一政策,还要核实学校是否进行了必要的风险评估,并对可能被识别的每个风险的防范措施进行了记录。未能执行风险评估是与GLBA符合性相关的最常见审计发现。提醒一下,任何与您的信息安全相关的发现都会被转达给联邦贸易委员会,以及联邦学生援助网络安全团队。由于你的学校可能已经储存了大量的学生个人信息,在不断升级的网络威胁之上,你需要认真对待它,无论你认为你的学校可能是多么的小或安全。

该部门通常建议至少每年进行一次风险评估,以审查流程并说明任何更改。你们的审核员将要求这些评估的实际审核证据,以及对员工和管理层进行了适当培训的证明。评估应设计为提供一个可衡量和可重复的过程,以评估学校的网络安全风险和准备水平。审核员还寻找标识物理和虚拟接入点以及可能与您的网络设计相关的威胁级别的表单或文档。我们还研究了信息是如何处理和存储的,以及针对识别出的每种风险采取的保障措施。有一个部门专门提供的信息页面网络安全合规,但浏览FSA最新的培训会议资料(FSA会议)让自己保持更新。

第四章学分余额-学生授权时的要求

我们注意到的大部分关于信贷余额的发现都涉及到时间问题(CFC111820)。然而,财务健全且不受任何现金监控限制的学校可以获得学生(或家长)授权,在规定的14天内持有第四章学分余额。根据《联邦学生援助手册》第4卷,如果一所学校拥有多余的学生资金,那么学校必须:

  • 在专为每个学生或家长而设的明细分类帐户中,写明学校为每个学生或家长持有的资金数额;
  • 在其活期存款账户中,始终保持至少等于该机构代表学生或家长持有的资金数额的现金;和

  • -尽管获得了学校的任何授权,在贷款期结束前支付贷款资金的任何剩余余额,以及在获得资金的奖励年度的最后一个付款期结束前支付任何其他剩余的第四项资金。

明细分类帐应该是一个单独的分类帐或清单,以识别学生持有的当前信贷余额及其适用数额。因此,在任何给定的时间,学校都应该能够恢复到这个列表,并知道一个学生还欠了多少钱。拥有这个明细分类账与下一个要求是紧密相连的,即在任何时候都要在一个存款账户中保持现金,至少要有学校代表学生所持有的资金数额。一所学校目前持有的资金总额应该很容易辨认,而且学校必须确保这些资金总额包含在其银行的现金余额中。

学生授权规则已经存在许多年了,这并不是什么新鲜事。现金管理条例实际上允许学生更好地获得第四章中任何超过年龄的资金,以帮助他们支付生活费用和其他费用。作为提醒,学生可以在举办期间的任何时间点要求超龄。虽然保持明细分类帐和监控你的银行余额看起来是一个很高的要求,但这是法律所要求的(34 CFR 668.165)当你获得学生授权持有信贷余额资金。这并不是学校们曾经认为的那种奢侈和行政上的喘息之机。唯一明确的补救办法是什么?废除学生授权和支付任何适用的信用余额在14天内创建每个付款期。

这些专题将无限期散发。无论是旧的、新的或即将到来的吸引力,确保保持保持最新的部门发布或从你的审计师的闲聊的习惯。至于其他问题,可以求助于锡基赫的专家。

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